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Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (Abschluss): Lean als Beitrag zur Prävention von Stress und Burnout

Immer schneller, immer weiter, immer mehr: die Anforderungen in der Arbeitswelt steigen unaufhörlich. Stress und Belastung nehmen zu sowie die Anzahl psychischer Erkrankungen. Geschätzt über 3 Mrd. Euro Kosten entstehen jährlich nur durch den damit verbundenen Arbeitsausfall.  Dabei entsteht Burnout nicht allein durch  ein hohes Arbeitspensums – man denke beispielsweise an Künstler, Wissenschaftler oder andere Kreative, die zum Teil sehr vielarbeiten, ohne das als Stress zu empfinden.

Die Faktoren, die zur Arbeitszufriedenheit und damit zur Prävention psychischer Erkrankungen beitragen, sind relativ bekannt. Man möchte seine eigenen Fähigkeiten einsetzen und weiterentwickeln, ebenso wichtig sind Lob, Anerkennung und Erfolgserlebnisse. Wie wichtig die Anerkennung ist, hat die Bertelsmann Stiftung gezeigt: beispielsweise sinkt das Burnout-Risiko erheblich, sobald Führungskräfte ihre Mitarbeiter bei der Arbeit sozial unterstützen. Wichtig für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz ist auch ein gutes Betriebsklima sowie die Möglichkeit, Einfluss zu nehmen auf die eigene Arbeit und das Arbeitsumfeld. Auslöser für Stress und Überforderung demgegenüber sind ständige Störungen und Unterbrechungen, fehlende Auszeiten und sinnlose Arbeitsinhalte.

Inwieweit kann LEAN MANAGEMENT hier etwas bewirken? In langjähriger Umsetzungspraxis hat sich gezeigt, dass mit LEAN nicht nur Wirtschaftlichkeit und Effizienz, sondern gleichzeitig auch  Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden. Auslöser sind die folgenden Grundprinzipien des Lean Management:

  • Werte schaffen ohne Verschwendung –Mitarbeiter werden von sinnlosen Tätigkeiten entlastet. Es wird nur das produziert, was gebraucht wird und sinnvoll ist. Sinnvoll empfundene Arbeit und Erfolgserlebnisse sind das Resultat.
  • Mitarbeiter werden ihren Tätigkeiten entsprechend eingesetzt und weder unter- noch überfordert. Das Lean Tool, das hier zum Einsatz kommt, ist die Tätigkeits-strukturanalyse (TSA).
  • Durch stabile Prozesse und standardisierte Arbeitsumgebungen werden Rückfragen und Störungen drastisch reduziert  und die Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren. Eventuell entsteht dadurch sogar die Chance, im Flow zu arbeiten, ein wichtiges Glücksmoment.
  • Mit Lean Management gestalten und optimieren die Mitarbeiter ihre eigenen Prozesse und erhalten dadurch Einfluss und Gestaltungsmöglichkeiten auf ihr Arbeitsumfeld.
  • Die Führungskräfte unterstützen, coachen ihre Mitarbeiter, und  leiten sie zum selbständigen Handeln an.
  • Alle Verbesserungen finden im Team statt, die Kollegen erhalten Einblicke in die Arbeit ihrer Kollegen. Es entsteht so ein angenehmes und kooperatives Arbeitsklima.

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Wie man sieht, kann Lean Management tatsächlich ein Schlüssel zur Mitarbeiterzufriedenheit und Prävention von Stress und Burnout sein. Tatsächlich profitiert  nicht nur das Unternehmen, sondern genauso die Mitarbeiter.  Dennoch fällt es vielen Unternehmen schwer, Lean Management langfristig und nachhaltig umzusetzen.  Das liegt daran, dass Lean Management immer mit Aufwand verbunden ist und einiges an Überzeugungskraft erfordert. Die Potentiale des Lean Management werden auch nur ganz ausgeschöpft, wenn es zu einem Kulturwandel kommt und Lean ganzheitlich im Unternehmen verankert wird. Das Problem heutzutage in vielen Unternehmen ist die fehlende Kontinuität als Voraussetzung für diesen Kulturwandel. Häufige Wechsel an der Führungsspitze, Reorganisationen und Fusionen und vieles mehr erschweren einen langfristigen Kulturwandel. Unbestritten ist aber auch, dass angesichts des immer stärkeren Wettbewerbs  einerseits und der bevorstehenden Personalknappheit auf der anderen Seite das Lean Management ein optimaler Weg ist, um diesen Herausforderungen zu begegnen.

 

 

Zufrieden Mitarbeiter durch Lean (6): Produktive Besprechungskultur

In mehreren Studien wurde nachgewiesen, das Mitarbeiter in deutschen Unternehmen durchschnittlich 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Von den in diesen Besprechungen geplanten To – Do’s werden aber nur gut die Hälfte tatsächlich umgesetzt. Eigene Schätzungen aus mehreren großen Unternehmen liegen sogar deutlich höher.  Auch betrachten Mitarbeiter im Schnitt fast die Hälfte der Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, als Verschwendung. Ursache dafür sind in der Regel die fehlende Planung, Vorbereitung und Moderation der Besprechungen. Falsche oder zu große Teilnehmerzahl sowie Unpünktlichkeit sind weitere Ursachen für die mangelnde Effizienz von Besprechungen. Die Teilnahme an solchen Meetings – gerade bei hoher Arbeitsbelastung der Mitarbeiter –  führt oft zu Frustration und trägt in der Regel nicht zur Arbeitszufriedenheit bei. Die Verbesserung der Besprechungskultur im Unternehmen bedeutet demnach nicht nur eine Effizienzsteigerung für das Unternehmen, sondern trägt gleichzeitig auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Die Einführung von Lean Administration beinhaltet in der Regel auch die Optimierung der Besprechungskultur. Dazu erfolgt im ersten Schritt die Erhebung/Analyse, d.h. welche Besprechungen, in welcher Form mit welchen Verschwendungspotential stattfinden. Das kann mit einer  einfachen  Verschwendungsanalyse erhoben werden, oder detaillierter mit genauen Zeitangaben im Rahmen einer Tätigkeitsstrukturanalyse. So wurde beispielsweise bei einem internationalen Anlagenbauer festgestellt, dass sämtliche Projektmanager über 10% ihrer Arbeitszeit in nicht projektrelevanten, also allgemeinen Besprechungen verbringen. Die Potentiale und Kosten in einem Großkonzern mit hunderten von Projektmanagern kann man sich leicht ausrechnen.

Im Rahmen der Lean Implementierung werden auf Basis der eigentlichen Problemursachen Besprechungsstandards und Regeln erarbeitet, mit denen die Verschwendung durch ineffiziente Besprechungen deutlich verringert werden kann. Wichtig hierbei ist, dass alle Beteiligten sich gemeinsam auf die neue ‚Besprechungskultur‘ einigen. Dazu gehören auch klare Regeln, Festlegung von Protokollen und die Nachbereitung. Und der wichtigste Schritt ist – wie bei allen anderen Lean Projekten – die regelmäßige Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung der Meetingkultur.

Übrigens konnte bei dem oben genannten Anlagenbauer die Zeit für allgemeine Besprechungen relativ schnell um über 50% reduziert werden. Und die Projektmanager fühlten sich deutlich erleichtert, weil sie nun Freiraum für wichtigere Tätigkeiten bekommen hatten.

Besprechungskultur

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (5): Positives Arbeitsklima

Ein positives Arbeitsklima ist eine wesentliche Voraussetzung für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Man geht gerne ins Büro, wenn man sich gut mit den Kollegen versteht. Auch sind Leistungen gut funktionierende Teams deutlich besser, als im Fall von Konflikten innerhalb des Teams. Leider erschweren heutige Rahmenbedingungen  wie  permanenter Wechsel und Veränderungen  oft den Aufbau gut funktionierender Beziehungen unter den Kollegen.  Beziehungen unter den Kollegen können aber nur entstehen, wenn man einander kennen lernt, gegenseitiges Verständnis schafft und gemeinschaftlich Dinge erarbeitet werden.

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Dazu ist der Lean Ansatz geradezu ideal: Man startet immer mit einer schnittstellenübergreifenden Analyse von Prozessen und Arbeitsabläufe, beispielsweise in Form der Wertstromaufnahme. Oft erhalten die Mitarbeiter hier zum ersten mal Einblick in das, was ihre Kollegen eigentlich machen. Ein Verständigungsprozess über die gemeinsame Arbeit wird in Gang gesetzt – oft entstehen nur dadurch bereits erste Verbesserungen in der Zusammenarbeit. Die Teamarbeit durchzieht die ganze Lean Implementierung: nach der Aufnahme der aktuellen Ist Situation werden gemeinsam Verbesserungen geplant und durchgeführt, immer mit dem Fokus: die Betroffenen werden zu Beteiligten und übernehmen Verantwortung für ihre Arbeitsprozesse. Dauerhaft werden durch diese Vorgehensweise  und den Blick über den Tellerrand Respekt und Verständnis für die Kollegen aufgebaut,  was sich in der Regel auch in einem verbesserten Arbeitsklima niederschlägt.

Wir haben also wieder eine Win – Win Situation: Neben Effizienzsteigerungen trägt Lean auch zu einem bewussteren und besseren Umgang der Mitarbeiter untereinander bei.

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (3): Fähigkeiten einsetzen und Verantwortung übernehmen

Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz erhängt in hohem Maße davon ab, ob man seine Fähigkeiten und Kompetenzen nutzen und anwenden kann. Dabei gilt es immer, das rechte Maß zu finden. Wenn die Anforderung die Fähigkeiten deutlich übersteigen entsteht Stress (“Burn Out”) – regelmäßige Unterforderung ist aber genauso anstrengend und kann im “Bore Out” enden.

Fähigkeiten Mitarbeiter

Im Lean Management wird der falsche Einsatz von Mitarbeitern inzwischen auch Verschwendung betrachtet. Das können beispielsweise hochqualifizierte Ingenieure oder andere Spezialisten sein, die bis zu 35% ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten wie Reisebuchungen verbringen, weil woanders die Stelle einer Teamassistentin eingespart worden ist. Und unter Umständen reichen dann die Kapazitäten der Spezialisten nicht aus, so dass es immer wieder zu Engpässen kommt. Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (3): Fähigkeiten einsetzen und Verantwortung übernehmen weiterlesen

Start einer neuen Serie: Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Management

Der Ansatz des Lean Management wird immer mit der Verbesserung der Kundenzufriedenheit in Verbindung gebraucht. Auch lässt sich mit Lean Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern, was inzwischen eine Reihe von Unternehmen bewiesen haben. Seltener thematisiert worden sind bisher sind die Auswirkunge von Lean auf die Zufriedenheit der MItarbeiter. Start einer neuen Serie: Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Management weiterlesen