Archiv der Kategorie: Verschwendungsarten

Warum wir Lean Management dringender brauchen denn je: Experten warnen vor Überhitzung der deutschen Wirtschaft.

Der Sachverständigenrat der Bundesregierung warnt vor einer Überauslastung der deutschen Wirtschaft. Neben den damit verbunden positiven Auswirkungen wie Rückgang der Arbeitslosigkeit kann dieses Wachstum aber auch problematisch werden. Wenn Aufträge aufgrund von Engpassen nicht ausgeführt werden können, ist mit Preissteigerung zu rechnen und langfristig sogar mit einer Inflation.

Auf den ersten Blick scheinen die Möglichkeiten der Unternehmen begrenzt. Fehlende Ressourcen kann niemand ‚herbeizaubern‘. Die Erfahrung aus langjähriger und branchenübergreifender Beratungspraxis zeigt aber, dass es noch jede Menge ungehobene Potentiale zur Verbesserung der Abläufe und der Produktivität gibt.

  • Da werden ganze Abteilungen mit Aufgaben bedacht, die nach Abschluss keine Verwendung mehr finden.
  • Prozesse sind derart unabgestimmt, dass nach einer einzigen Prozess-aufnahme mit den betroffenen Mitarbeitern die Durchlaufzeit um 50% und die Produktivität sogar um 35% gesteigert werden konnten.
  • In Serviceabteilungen sind die Aufgaben und Ansprechpartner nicht klar zugeordnet, was zu regelmäßigem Chaos führt.
  • Eine TSA (Tätigkeitsstrukturanalyse) in einem Servicecenter ergab, dass die Mitarbeiter im Schnitt 43 verschiedene Tätigkeiten ausführen und alle 6  Minuten etwas anderes tun.
  • Führungskräfte und Mitarbeiter stöhnen über email-Fluten, ständige Unterbrechungen und unproduktive Besprechungen.

Die Beispiele ließen sich fortsetzen, zeigen aber auch schon, dass einige der Engpässe in der Wirtschaft hausgemacht sind. Übrigens weist ja auch das Fraunhofer Institut regelmäßig 1/3 der Arbeitszeit als Verschwendung aus. Was könnte man mit dieser Zeit nicht alles anfangen…

Postkarte Lean Admin

Und hier ist der Ansatz des Lean Management ideal: im Mittelpunkt stehen dabei definierte und von den Mitarbeitern verbesserte Prozesse, klare Aufgaben- und Rollenbeschreibung sowie die  tagtägliche Verbesserung in kleinen Schritten.

Sicherlich ist die Einführung von Lean Management ist am Anfang nicht trivial und der Aufwand sollte nicht unterschätzt werden. Mittel- und langfristig wird den Unternehmen aber keine andere Wahl bleiben, um das steigende Wachstum zu bewältigen.

Zufrieden Mitarbeiter durch Lean (6): Produktive Besprechungskultur

In mehreren Studien wurde nachgewiesen, das Mitarbeiter in deutschen Unternehmen durchschnittlich 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Von den in diesen Besprechungen geplanten To – Do’s werden aber nur gut die Hälfte tatsächlich umgesetzt. Eigene Schätzungen aus mehreren großen Unternehmen liegen sogar deutlich höher.  Auch betrachten Mitarbeiter im Schnitt fast die Hälfte der Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, als Verschwendung. Ursache dafür sind in der Regel die fehlende Planung, Vorbereitung und Moderation der Besprechungen. Falsche oder zu große Teilnehmerzahl sowie Unpünktlichkeit sind weitere Ursachen für die mangelnde Effizienz von Besprechungen. Die Teilnahme an solchen Meetings – gerade bei hoher Arbeitsbelastung der Mitarbeiter –  führt oft zu Frustration und trägt in der Regel nicht zur Arbeitszufriedenheit bei. Die Verbesserung der Besprechungskultur im Unternehmen bedeutet demnach nicht nur eine Effizienzsteigerung für das Unternehmen, sondern trägt gleichzeitig auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Die Einführung von Lean Administration beinhaltet in der Regel auch die Optimierung der Besprechungskultur. Dazu erfolgt im ersten Schritt die Erhebung/Analyse, d.h. welche Besprechungen, in welcher Form mit welchen Verschwendungspotential stattfinden. Das kann mit einer  einfachen  Verschwendungsanalyse erhoben werden, oder detaillierter mit genauen Zeitangaben im Rahmen einer Tätigkeitsstrukturanalyse. So wurde beispielsweise bei einem internationalen Anlagenbauer festgestellt, dass sämtliche Projektmanager über 10% ihrer Arbeitszeit in nicht projektrelevanten, also allgemeinen Besprechungen verbringen. Die Potentiale und Kosten in einem Großkonzern mit hunderten von Projektmanagern kann man sich leicht ausrechnen.

Im Rahmen der Lean Implementierung werden auf Basis der eigentlichen Problemursachen Besprechungsstandards und Regeln erarbeitet, mit denen die Verschwendung durch ineffiziente Besprechungen deutlich verringert werden kann. Wichtig hierbei ist, dass alle Beteiligten sich gemeinsam auf die neue ‚Besprechungskultur‘ einigen. Dazu gehören auch klare Regeln, Festlegung von Protokollen und die Nachbereitung. Und der wichtigste Schritt ist – wie bei allen anderen Lean Projekten – die regelmäßige Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung der Meetingkultur.

Übrigens konnte bei dem oben genannten Anlagenbauer die Zeit für allgemeine Besprechungen relativ schnell um über 50% reduziert werden. Und die Projektmanager fühlten sich deutlich erleichtert, weil sie nun Freiraum für wichtigere Tätigkeiten bekommen hatten.

Besprechungskultur

Die Arten der Verschwendung (8): Falscher Einsatz der Mitarbeiter

Kleine Büro

Ursprünglich gibt es im Lean Thinking sieben Arten der Verschwendung. Den falschen Einsatz von Mitarbeitern als zusätzliche Verschwendungsart zu deklarieren macht auf jeden Fall Sinn, denn hier gehen auch wertvolle Ressourcen verloren. Diese Verschwendungsart tritt auf, wenn hochqualifizierte Mitarbeiter, Spezialisten oder Führungskräfte einen Teil ihrer Arbeitszeit mit einfachen Verwaltungsaufgaben, Reisekostenabrechnung oder ähnlichem verbringen. Im Zuge von Streichungen von Teamassistenzstellen ist das oft zu beobachten. Verschwendung tritt hier auf, weil das Unternehmen ein zu  hohes Gehalt zahlt für einfache Aufgaben aber auch, weil diese Situation in der Regel zu Demotivation der qualifizierten Mitarbeiter führt. Gerade im Zuge des Fachkräftemangels sind die Folgen absehbar: längerfristig muss sogar mit der Abwanderung qualifizierter Mitarbeiter gerechnet werden.

 

 

Die Arten der Verschwendung (6): Fehler, Rückfragen, Nacharbeit

IKEAklein

Fehler, Rückfragen, Nacharbeit sind grundsätzlich als Verschwendung zu betrachten. Es entsteht keinerlei Wertschöpfung und das Ziel fließender Prozesse wird dadurch verhindert. Fehler, die erst beim Kunden auftreten, haben besonders negative Auswirkungen: Es entsteht ein negatives Image für das Unternehmen mit möglichen Regressforderungen und die notwendige Nacharbeit stört erheblich die normale Auftragsabwicklung. Ähnliches gilt für Rückfragen: Nicht nur derjenige der fragt, weil ihm Informationen fehlen, muss seinen Arbeitsprozess unterbrechen, sondern auch derjenige, der gefragt wird. Laut Untersuchungen von Gloria Marx weiß man inzwischen, dass es durchschnittlich 23 Minuten dauert, bis man nach einer Unterbrechung wieder da weiterarbeitet, wo man aufgehört hat. Die sich hier ergebenden Potentiale gerade in den administrativen Bereiche sind also noch erheblich und sollten so schnell wie möglich gehoben werden. Mit der Wertstrom- oder der Informationsstrukturanalyse hat man dazu zwei sehr nützliche Tools an der Hand.

Die Arten der Verschwendung (5): Falsche und unzureichende Informationsflüsse

Informieren statt kommunizieren

In den indirekten Unternehmensbereichen ist die Information, das Produkt, mit dem gearbeitet wird. Falsche, fehlende oder veraltete Informationen sind oft Ursachen für Verschwendung und Mehrarbeit. Der überflüssige Transport von Informationen – den wir alle kennen in Form von überquellenden Email-Postfächern – ist ebenso Bestandteil dieser Verschwendungsart.  Dadurch werden Ressourcen geblockt und es entstehen lange Bearbeitungszeiten. Ziel der Lean Einführung ist es, Mitarbeitern die benötigten Informationen zum richten Zeitpunkt und im erforderlichen Format zur Verfügung zu stellen.

 

 

Die Arten der Verschwendung (4): Warte- und Suchzeiten

Jeder kennt das aus dem privaten Bereich und versucht es zu vermeiden: Warte- und Suchzeiten. Nicht ohne Grund machen wir uns Termine beim Arzt oder Amt in der Hoffnung, ohne lange Wartezeiten an die Reihe zu kommen. Im Bürobereich sieht das oft anders aus: Wir warten auf das Hochfahren des Computers, die Unterlagen des Kollegen, die Informationen aus dem Controlling und vieles mehr. Oft suchen wir auch nach den Daten und Informationen, die wir für unsere Arbeit brauchen: im Archiv, in der zentralen Ablagestruktur, im Intranet, in unserem Mail Archiv usw. Das Ziel von Lean Administration ist es, gerade diese Warte- und Suchzeiten erheblich zu reduzieren. Dass das mit verbesserten Organisationsstrukturen auch gelingen kann beweisen zahlreiche Beispiele.Wartezeit

Die Arten der Verschwendung (3): Bewegung

Bewegung

Natürlich  ist Bewegung an sich keine Verschwendung, wenn  aber Arbeitsprozesse  unterbrochen oder verzögert werden, zählt das auch zu den Verschwendungsarten. Wie oft erlebt man in Büros, dass lange Wege gemacht werden müssen bis zu den Kollegen, die sogar noch an dem gleichen Projekt arbeiten.  Es gibt inzwischen auch schon Unternehmen, in denen Besprechungen grundsätzlich erst 10 Minuten nach der vollen Stunde terminiert werden, weil ansonsten die Kollegen mit  aufeinander folgenden Meetings keine Chance haben, pünktlich zu sein. Ursache für diese Verschwendungsart ist, dass bei der Bauplanung nicht die künftigen Prozesse mitberücksichtigt werden. Ein besonders eklatantes Beispiel findet sich im Klinikum in Aachen: Dort war  der Hubschrauberlandeplatz mehrere hundert Meter von der Patientenaufnahme entfernt, ein Weg, der nur zu Fuß zurückgelegt werden kann und ca. 8 Minuten dauerte. Im Notfall ist das ein Zeitraum, der lebensentscheidend sein kann.  Inzwischen hat man in Aachen nachgebessert und n eine Hubschrauberrampe errichtet um diese Wegezeit zu verkürzen. Die Kosten lagen im 2-stelligen Millionenbereich.

 

Die Arten der Verschwendung (2): Arbeitsvorräte

Arbeitsrückstand

Was in der Produktion (zu hohe) Lagerbestände sind, sind in den administrativen Bereichen die Arbeitsvorräte. Aufträge, Rechnungen, Bestellungen… alles was liegenbleibt und sich stapelt wird als Verschwendung betrachtet. Bei Rechnungen ist das auf den ersten Blick einleuchtend: je später ich diese versende, desto länger muss ich auf mein Geld warten und habe direkte monitäre Nachteile.  Bei Aufträgen oder sonstigen Arbeitspaketen ist es meistens so, dass der Bearbeitungsaufwand steigt, wenn wir lange warten: die Einarbeitungszeit ist höher, zusätzliche Unterlagen sind oft schwieriger zu beschaffen, Anforderungen haben sich eventuell auch geändert. Man denke an die Steuererklärung: je länger man wartet mit dem Sortieren der Unterlagen, desto höher wird in der Regel der Aufwand. Und schließlich können auch Gewinne entgehen oder erst später fließen, wenn die Auftragsbearbeitung liegen bleibt.

Die Arten der Verschwendung (1): Überproduktion oder Blindleistung

Überproduktion(3)

Logischerweise betrachten wir es als Verschwendung, Dinge zu produzieren, die nicht benötigt werden – ein bekanntes Beispiel hierfür ist der EU – Butterberg. Wie sieht es aber in den indirekten Bereichen aus? Die Überproduktion fällt nicht ins Auge und verstopft keine Lagerkapazitäten – aber das Prinzip ist identisch: (Dienst) – Leistungen werden erbracht, für die es keine Abnehmer gibt. Klassischer Fall ist in vielen Unternehmen das Reporting oder Teile davon: Vielleicht gab es mal einen Manager, der spezielle Auswertungen haben wollte. Inzwischen ist der Manager längst nicht mehr im Unternehmen – die Auswertungen werden aber immer noch gemacht. Einen anderen Fall erlebte ich kürzlich  in einer Wäscherei: Dort wurden sämtliche Liefertouren der Fahrer ausgedruckt und archiviert. Erst im Rahmen einer Wertstromaufnahme entdeckte man, dass diese Papierausdrucke von niemandem verwendet wurden, weil alles elektronisch vorhanden war. (In diesem Fall stand übrigens der Geschäftsführer noch während des Meetings auf uns sorgte für die Entsorgung der archivierten Ausdrucke).

Eine andere Art der Blindleistung ist die Übererfüllung. Das kann beispielsweise eine Angebotsanfrage sein. Der Kunde möchte vielleicht nur einen ungefähren Preis und Liefertermin eines  Produktes, er enthält aber ausführliche technische Zeichnungen und Berechnungen, oft gesehen im Engineering im Maschinen – und Anlagenbau.

Dieser Verschwendungsart kommt man am einfachsten mit der Frage nach dem Abnehmer einer Leistung auf die Spur.  Für wen führt man die Tätigkeit aus und was wird wirklich erwartet? Im Zweifelfall sollte man das direkt mit dem Abnehmer der Leistung oder auch dem ‘Prozesskunden’ klären. Oft kann bereits durch diese Analyse das Aufgabengebiet erheblich entrümpelt werden und es entstehen Freiräume für weitere Lean Aktvititäten.

 

 

Wozu braucht man die Arten der Verschwendung?

Die Frage wird immer wieder gestellt: wozu ist die Klassifizierung nach Verschwendungsarten notwendig? Man kann doch auch durch so entdecken wo es Verschwendung gibt. Das ist natürlich prinzipiell richtig. Aber die Kategorisierung hilft uns – wie so vieles bei dem Lean Management – systematisch und strukturiert vorzugehen ohne wichtiges zu vergessen. Oft hat man sich im beruflichen Alltag an viele Dinge gewöhnt und registriert gar nicht mehr, wie vieles davon eigentlich überflüssig ist und abgeschafft werden sollte. Wenn man in dieser Situation systematisch mit dem Katalog der Verschwendungsarten durch das Büro geht und die Arbeitsabläufe checkt, wird man vielen entdecken, was vielleicht sonst unentdeckt geblieben wäre. Machen Sie das mal: Nutzen Sie das Formular (siehe Downloadbereich ), notieren Sie was auffällt, am besten natürlich gemeinsam mit den Mitarbeitern. Und Sie werden sehen – der erste Schritt zur Verbesserung ist damit gemacht.

Nach und nach werden hier die Verschwendungsarten in einer kleinen Serie vorgestellt. Wir starten mit der Verschwendungsart ‘Überproduktion’