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Warum wir Lean Management dringender brauchen denn je: Experten warnen vor Überhitzung der deutschen Wirtschaft.

Der Sachverständigenrat der Bundesregierung warnt vor einer Überauslastung der deutschen Wirtschaft. Neben den damit verbunden positiven Auswirkungen wie Rückgang der Arbeitslosigkeit kann dieses Wachstum aber auch problematisch werden. Wenn Aufträge aufgrund von Engpassen nicht ausgeführt werden können, ist mit Preissteigerung zu rechnen und langfristig sogar mit einer Inflation.

Auf den ersten Blick scheinen die Möglichkeiten der Unternehmen begrenzt. Fehlende Ressourcen kann niemand ‚herbeizaubern‘. Die Erfahrung aus langjähriger und branchenübergreifender Beratungspraxis zeigt aber, dass es noch jede Menge ungehobene Potentiale zur Verbesserung der Abläufe und der Produktivität gibt.

  • Da werden ganze Abteilungen mit Aufgaben bedacht, die nach Abschluss keine Verwendung mehr finden.
  • Prozesse sind derart unabgestimmt, dass nach einer einzigen Prozess-aufnahme mit den betroffenen Mitarbeitern die Durchlaufzeit um 50% und die Produktivität sogar um 35% gesteigert werden konnten.
  • In Serviceabteilungen sind die Aufgaben und Ansprechpartner nicht klar zugeordnet, was zu regelmäßigem Chaos führt.
  • Eine TSA (Tätigkeitsstrukturanalyse) in einem Servicecenter ergab, dass die Mitarbeiter im Schnitt 43 verschiedene Tätigkeiten ausführen und alle 6  Minuten etwas anderes tun.
  • Führungskräfte und Mitarbeiter stöhnen über email-Fluten, ständige Unterbrechungen und unproduktive Besprechungen.

Die Beispiele ließen sich fortsetzen, zeigen aber auch schon, dass einige der Engpässe in der Wirtschaft hausgemacht sind. Übrigens weist ja auch das Fraunhofer Institut regelmäßig 1/3 der Arbeitszeit als Verschwendung aus. Was könnte man mit dieser Zeit nicht alles anfangen…

Postkarte Lean Admin

Und hier ist der Ansatz des Lean Management ideal: im Mittelpunkt stehen dabei definierte und von den Mitarbeitern verbesserte Prozesse, klare Aufgaben- und Rollenbeschreibung sowie die  tagtägliche Verbesserung in kleinen Schritten.

Sicherlich ist die Einführung von Lean Management ist am Anfang nicht trivial und der Aufwand sollte nicht unterschätzt werden. Mittel- und langfristig wird den Unternehmen aber keine andere Wahl bleiben, um das steigende Wachstum zu bewältigen.

Neu: Lean Administration Schritt für Schritt Band 2

Der zweite Band von Lean Administration Schritt für Schritt: Die Umsetzung ist jetzt im Buchhandel erhältlich. In bewährter Weise werden Instrumente und Tools vorgestellt, mit denen es gelingt, eine ‘Lean Kultur’ im Unternehme aufzubauen. Erhältlich ist das Buch bei dem Shaker Verlag

Zufrieden Mitarbeiter durch Lean (6): Produktive Besprechungskultur

In mehreren Studien wurde nachgewiesen, das Mitarbeiter in deutschen Unternehmen durchschnittlich 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Von den in diesen Besprechungen geplanten To – Do’s werden aber nur gut die Hälfte tatsächlich umgesetzt. Eigene Schätzungen aus mehreren großen Unternehmen liegen sogar deutlich höher.  Auch betrachten Mitarbeiter im Schnitt fast die Hälfte der Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, als Verschwendung. Ursache dafür sind in der Regel die fehlende Planung, Vorbereitung und Moderation der Besprechungen. Falsche oder zu große Teilnehmerzahl sowie Unpünktlichkeit sind weitere Ursachen für die mangelnde Effizienz von Besprechungen. Die Teilnahme an solchen Meetings – gerade bei hoher Arbeitsbelastung der Mitarbeiter –  führt oft zu Frustration und trägt in der Regel nicht zur Arbeitszufriedenheit bei. Die Verbesserung der Besprechungskultur im Unternehmen bedeutet demnach nicht nur eine Effizienzsteigerung für das Unternehmen, sondern trägt gleichzeitig auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Die Einführung von Lean Administration beinhaltet in der Regel auch die Optimierung der Besprechungskultur. Dazu erfolgt im ersten Schritt die Erhebung/Analyse, d.h. welche Besprechungen, in welcher Form mit welchen Verschwendungspotential stattfinden. Das kann mit einer  einfachen  Verschwendungsanalyse erhoben werden, oder detaillierter mit genauen Zeitangaben im Rahmen einer Tätigkeitsstrukturanalyse. So wurde beispielsweise bei einem internationalen Anlagenbauer festgestellt, dass sämtliche Projektmanager über 10% ihrer Arbeitszeit in nicht projektrelevanten, also allgemeinen Besprechungen verbringen. Die Potentiale und Kosten in einem Großkonzern mit hunderten von Projektmanagern kann man sich leicht ausrechnen.

Im Rahmen der Lean Implementierung werden auf Basis der eigentlichen Problemursachen Besprechungsstandards und Regeln erarbeitet, mit denen die Verschwendung durch ineffiziente Besprechungen deutlich verringert werden kann. Wichtig hierbei ist, dass alle Beteiligten sich gemeinsam auf die neue ‚Besprechungskultur‘ einigen. Dazu gehören auch klare Regeln, Festlegung von Protokollen und die Nachbereitung. Und der wichtigste Schritt ist – wie bei allen anderen Lean Projekten – die regelmäßige Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung der Meetingkultur.

Übrigens konnte bei dem oben genannten Anlagenbauer die Zeit für allgemeine Besprechungen relativ schnell um über 50% reduziert werden. Und die Projektmanager fühlten sich deutlich erleichtert, weil sie nun Freiraum für wichtigere Tätigkeiten bekommen hatten.

Besprechungskultur

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (5): Positives Arbeitsklima

Ein positives Arbeitsklima ist eine wesentliche Voraussetzung für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Man geht gerne ins Büro, wenn man sich gut mit den Kollegen versteht. Auch sind Leistungen gut funktionierende Teams deutlich besser, als im Fall von Konflikten innerhalb des Teams. Leider erschweren heutige Rahmenbedingungen  wie  permanenter Wechsel und Veränderungen  oft den Aufbau gut funktionierender Beziehungen unter den Kollegen.  Beziehungen unter den Kollegen können aber nur entstehen, wenn man einander kennen lernt, gegenseitiges Verständnis schafft und gemeinschaftlich Dinge erarbeitet werden.

Loch2

Dazu ist der Lean Ansatz geradezu ideal: Man startet immer mit einer schnittstellenübergreifenden Analyse von Prozessen und Arbeitsabläufe, beispielsweise in Form der Wertstromaufnahme. Oft erhalten die Mitarbeiter hier zum ersten mal Einblick in das, was ihre Kollegen eigentlich machen. Ein Verständigungsprozess über die gemeinsame Arbeit wird in Gang gesetzt – oft entstehen nur dadurch bereits erste Verbesserungen in der Zusammenarbeit. Die Teamarbeit durchzieht die ganze Lean Implementierung: nach der Aufnahme der aktuellen Ist Situation werden gemeinsam Verbesserungen geplant und durchgeführt, immer mit dem Fokus: die Betroffenen werden zu Beteiligten und übernehmen Verantwortung für ihre Arbeitsprozesse. Dauerhaft werden durch diese Vorgehensweise  und den Blick über den Tellerrand Respekt und Verständnis für die Kollegen aufgebaut,  was sich in der Regel auch in einem verbesserten Arbeitsklima niederschlägt.

Wir haben also wieder eine Win – Win Situation: Neben Effizienzsteigerungen trägt Lean auch zu einem bewussteren und besseren Umgang der Mitarbeiter untereinander bei.

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (4): Arbeiten im Flow

Aus der Glücksforschung wissen wir, dass nicht Geld und materieller Wohlstand Garant für Glück und Zufriedenheit sind, sondern die Momente im Leben, in denen wir intensiv in einer Sache aufgehen und darüber Raum und Zeit um uns herum vergessen. Der bekannte Glücksforscher Mihaly Csikszentmihalyi hat dafür den Begriff des ‚Flow‘ geprägt. Dieser Flow entsteht nicht beim Nichtstun oder im Urlaub, sondern durch die völlige Vertiefung und die Konzentration auf eine Tätigkeit. Die Tätigkeit wird dann mühelos und wie von selbst erledigt.

Wenn wir in unserem täglichen Arbeitsumfeld die Chance haben, in diesen Zustand, den Flow zu gelangen, trägt das natürlich erheblich zu unserer Arbeitszufriedenheit und zum Wohlbefinden bei (abgesehen von den Vorteilen für die Unternehmen durch die gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter).

Leider sieht der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen anders aus. Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails führen zu immer kürzeren Arbeitsphasen, kaum hat man sich in eine Aufgabe eingearbeitet, schon wird man wieder herausgerissen. Ein aktuelles Beispiel: die Analyse in einem Unternehmen ergab, dass die Mitarbeiter im Durchschnitt alle 6 Minuten ihre Tätigkeit wechseln. Die Chancen, in den als befriedigenden erlebten ‚Flow‘ – Zustand zu gelangen, sind da natürlich gering.

Lean Administration schafft hier Abhilfe durch drastische Reduzierung von Rückfragen und Störungen mit Hilfe standardisierter Prozesse sowie klarere Rollen- und Aufgabenverteilung. Beispielsweise konnten kürzlich im HR – Department 56% der Störungen und Rückfragen eliminiert werden, vergleichbare Beispiele gibt es aus den anderen Abteilungen wie Engineering, Einkauf, Logistik und vieles mehr. Neben der Wertstromanalyse kommen hier dann auch die Tätigkeitststruktur- und die Informationsstrukturanalyse zum Einsatz.

Fortsetzung folgt (Folge 5: Arbeiten im Team)

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (2): Glücklich durch Erfolgserlebnisse

Erfolgserlebnsisse machen glücklich und stärken unser Selbstwertgefühl und Wohlbefinden.Dem Kunden genau das liefern, was er braucht oder die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt  zu haben, das lässt uns spüren, das unsere Arbeit gebraucht wird und trägt zur Arbeitszufriedenheit bei.

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Lean Administration angewendet: Der Rekrutierungsprozess (Teil 2)

Wie geht es nun weiter? Wie gesagt sorgt bereits die gemeinsame Aufnahme des tatsächliche gelebten Prozesses bereits für einige ‘AHA – Effekte’: oft wird hier ersteinmal verstanden, was die Kollegen machen und was sie überhaupt für ihre Arbeit brauchen.  Nachdem nun der Wertstrom vorliegt inklusive aller Probleme wie Rückfragen, Störungen usw. kann man schrittweise mit der Optimierung starten.

MitProzessmanagement

Man geht dazu durch die einzelnen Störungen durch und klärt die Problemursachen. Bei komplexeren Fragestellungen Lean Administration angewendet: Der Rekrutierungsprozess (Teil 2) weiterlesen

Umfrage zu Lean Administration

Im vergangenen Jahr hat Saheb Consulting eine Unternehmensbefragung zum Thema ‘Lean Administration’ durchgeführt. Ziel der Umfrage war zu zeigen, welcher Nutzen mit der Implementierung verbunden ist und wo die größten Hindernisse liegen. Teilgenommen haben 60 Unternehmen. Die Ergebnisse überraschen nicht: es wird wieder deutlich, wie viele Potentiale mit Lean Administration gehoben werden können, aber auch, dass dazu ein langfristige Planung notwendig ist. Die Ergebnisse im einzelnen hier:

Umfrageergebnisse Lean Administrationpdf