Praktische Anwendung

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Best Practice: Erfolgreicher Einstieg in die Digitalisierung mit Lean Administration

Die konsequente Umsetzung der Lean Management Prinzipien hat sich inzwischen als Best Practice für eine erfolgreiche Digitalisierung erwiesen. Es sind dabei die folgenden Merkmale, die zum Erfolg der Digitalisierung beitragen:
1. Kundenorientierung: Jede Lean Einführung beginnt mit der konsequenten Klärung des Kundenbedarfs, um jegliche Verschwendung in Form nicht nachgefragter Leistungen zu vermeiden. Da es bei der Digitalisierung in erster Linie darum geht, wie Leistungen effizienter erstellt werden können, ist eine genaue Auftragsklärung im Vorfeld wichtig um zu vermeiden, dass Prozesse digitalisiert werden, für die es keine Abnehmer gibt.
2. Orientierung am Wertstrom: Im Lean Management werden alle Leistungen und Prozesse mittels der Wertstromanalyse aufgenommen und zwar so, wie sie tatsächlich gelebt werden. Dazu werden die Mitarbeiter eingebunden, die tatsächlich die Prozesse abwickeln.
3. Wertstromdesign: Mit dem Wertstromdesign werden die aufgenommen Prozesse systematisch verbessert und Verschwendung eliminiert. So entsteht ein optimaler Prozess als Basis für die Verlagerung von Leistungen auf IT Systeme.
4. Null Fehler

Mit exzellentem Rekrutierungsprozess zu Top-Mitarbeitern: keine Absagen mehr von Wunsch Kandidaten wegen umständlicher Bewerbunsprozesse

Fachkräfte sind immer weniger bereit, bei der Jobsuche lang auf die Entscheidung des Unternehmens zu warten. Ein gut funktionierender Rekrutierungsprozess wird deshalb zum Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Mitarbeiter. Erstaunlich hierbei ist die oft zu beobachtende Diskrepanz zwischen dem Marketingaufwand bei der Suche nach den besten Kandidaten und dem sich daran anschließenden Bewerbungsprozess. So nach dem Motto: kaum hat der Bewerber sein Interesse bekundet, muss er nicht weiter umworben werden. Die Bewerbung verschwindet in einem dunklen Bewerbungsnirwana und irgendwann  kommt eine Einladung oder die Absage, falls man überhaupt eine Antwort erhält.
Gerade angesichts des sich abzeichnenden Fachkräftemangels sollte der Rekrutierungsprozess zur Chefsache im HR werden. Schnelligkeit und Transparenz sind die wichtigsten Anforderungen der Bewerber. Nehmen wir mal den Paketversand als Beispiel: warum sollte man nicht online den Status seiner Bewerbung abfragen können? Voraussetzung hierfür ist jedoch ein transparenter Prozesse mit eindeutiger Aufgaben- und Rollenverteilung.
Die Herausforderung im Bewerbungsprozess besteht darin, die

Serie: Lean Administration erfolgreich einführen (1): Den Kunden besser verstehen mit dem Kano Modell

Das zentrale Ziel des Lean Management ist es, die Wertschöpfung für den Kunden zu erhöhen. In den indirekten Unternehmensbereichen haben wir in der Regel interne Kunden, eine Abteilung oder Person innerhalb des Unternehmens, oft auch ‚Prozesskunde‘ genannt. Bei allen Aktivitäten geht es zunächst darum festzustellen, was dieser Kunde, der Abnehmer einer Leistung, tatsächlich braucht. Konsequent angewandt kann man sich damit oft eine ganze Menge Arbeit sparen, sozusagen ‚Lean für Faulenzer‘.
Klassisches Beispiel sind die Kennzahlen oder Reports, die irgendwann mal angefordert wurden und die fleißig weiter erstellt werden, obwohl es den Auftraggeber inzwischen nicht mehr gibt. Um das zu vermeiden, ist eine genaue Auftragsklärung vor dem Start auf jeden Fall zu empfehlen um den eigentlichen Bedarf des Abnehmers zu klären. Da kann es um Daten und Informationen gehen, aber auch Formate, in denen etwas geliefert wird, kürzlich hatten wir ein Beispiel, in dem es um Listeneinträge ging, die mit viel Aufwand

Warum mir Lean Management immer noch so gut gefällt

Seit über 10 Jahren bin ich nun schon als Lean Beraterin unterwegs und nach wie vor fesselt und begeistert mich das Thema immer noch. Sehr erstaunlich, wenn ich bedenke wie viele andere Themen und Inhalte sich in einem so langen Zeitraum von selbst erledigen oder uninteressant werden. Es gibt aber einen ganz besonderen Grund für meine Begeisterung: Lean fördert nämlich die Kreativität. Wie denn das? Eigentlich bedeutet Lean doch eher immer schneller und effektiver zu werden…. Aber Lean konsequent angewandt bedeutet doch, dass ich mir vor jeder Aktivität ersteinmal die Frage stelle: wer braucht das? Und ehrliche Antworten können da wirklich zu Überraschungen führen, und das nicht nur im Beruf. Man könnte auch sagen, Lean ist etwas für Faulenzer, bereits der erste Schritt kann und ganz massiv entlasten 🙂 Und schließlich entstehen die kreativsten GEdanken oft im Moment des Nichtstuns – ein Moment, den wir uns mit Lean vielleicht öfter

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (7): Glücklich durch Entrümpeln

Teil 7: Glücklich durch Entrümpeln
Macht es Ihnen Spaß, Ihre Arbeit zu unterbrechen, um etwas zu suchen?  Wenn Sie dann Schränke und Schubladen durchforsten und sie alles entdecken, nur nicht das, was sie wirklich brauchen?  Aber auch die elektronische Suche nach Dokumenten und Dateien kann Zeit und Nerven rauben und hindert uns, konzentriert und im Flow zu arbeiten (siehe Teil 4 der Serie).  Der Umgang mit Dingen, die wir nicht benötigen, raubt uns aber nicht nur Zeit und Energie, sondern kann uns auch psychisch belasten.
Bestandteil jeder Lean Implementierung ist die Herstellung von Sauberkeit und Ordnung mit dem Ziel, dass jedem Mitarbeiter das, was er für seine Arbeit benötigt, sofort und ohne zu suchen zur Verfügung steht. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit – aber jeder weiß, dass gerade im Bürobereich sehr viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Daten und Informationen verbracht wird. Sehr hilfreich ist hier die 5S Methode, die ursprünglich aus

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (4): Arbeiten im Flow

Aus der Glücksforschung wissen wir, dass nicht Geld und materieller Wohlstand Garant für Glück und Zufriedenheit sind, sondern die Momente im Leben, in denen wir intensiv in einer Sache aufgehen und darüber Raum und Zeit um uns herum vergessen. Der bekannte Glücksforscher Mihaly Csikszentmihalyi hat dafür den Begriff des ‚Flow‘ geprägt. Dieser Flow entsteht nicht beim Nichtstun oder im Urlaub, sondern durch die völlige Vertiefung und die Konzentration auf eine Tätigkeit. Die Tätigkeit wird dann mühelos und wie von selbst erledigt.
Wenn wir in unserem täglichen Arbeitsumfeld die Chance haben, in diesen Zustand, den Flow zu gelangen, trägt das natürlich erheblich zu unserer Arbeitszufriedenheit und zum Wohlbefinden bei (abgesehen von den Vorteilen für die Unternehmen durch die gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter).
Leider sieht der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen anders aus. Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails führen zu immer kürzeren Arbeitsphasen, kaum hat man sich in eine Aufgabe eingearbeitet, schon wird man

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (3): Fähigkeiten einsetzen und Verantwortung übernehmen

Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz erhängt in hohem Maße davon ab, ob man seine Fähigkeiten und Kompetenzen nutzen und anwenden kann. Dabei gilt es immer, das rechte Maß zu finden. Wenn die Anforderung die Fähigkeiten deutlich übersteigen entsteht Stress (“Burn Out”) – regelmäßige Unterforderung ist aber genauso anstrengend und kann im “Bore Out” enden.

Im Lean Management wird der falsche Einsatz von Mitarbeitern inzwischen auch Verschwendung betrachtet. Das können beispielsweise hochqualifizierte Ingenieure oder andere Spezialisten sein, die bis zu 35% ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten wie Reisebuchungen verbringen, weil woanders die Stelle einer Teamassistentin eingespart worden ist. Und unter Umständen reichen dann die Kapazitäten der Spezialisten nicht aus, so dass es immer wieder zu Engpässen kommt.

Start einer neuen Serie: Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Management

Der Ansatz des Lean Management wird immer mit der Verbesserung der Kundenzufriedenheit in Verbindung gebraucht. Auch lässt sich mit Lean Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern, was inzwischen eine Reihe von Unternehmen bewiesen haben. Seltener thematisiert worden sind bisher sind die Auswirkunge von Lean auf die Zufriedenheit der MItarbeiter.

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