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Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (Abschluss): Lean als Beitrag zur Prävention von Stress und Burnout

Immer schneller, immer weiter, immer mehr: die Anforderungen in der Arbeitswelt steigen unaufhörlich. Stress und Belastung nehmen zu sowie die Anzahl psychischer Erkrankungen. Geschätzt über 3 Mrd. Euro Kosten entstehen jährlich nur durch den damit verbundenen Arbeitsausfall.  Dabei entsteht Burnout nicht allein durch  ein hohes Arbeitspensums – man denke beispielsweise an Künstler, Wissenschaftler oder andere Kreative, die zum Teil sehr vielarbeiten, ohne das als Stress zu empfinden.

Die Faktoren, die zur Arbeitszufriedenheit und damit zur Prävention psychischer Erkrankungen beitragen, sind relativ bekannt. Man möchte seine eigenen Fähigkeiten einsetzen und weiterentwickeln, ebenso wichtig sind Lob, Anerkennung und Erfolgserlebnisse. Wie wichtig die Anerkennung ist, hat die Bertelsmann Stiftung gezeigt: beispielsweise sinkt das Burnout-Risiko erheblich, sobald Führungskräfte ihre Mitarbeiter bei der Arbeit sozial unterstützen. Wichtig für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz ist auch ein gutes Betriebsklima sowie die Möglichkeit, Einfluss zu nehmen auf die eigene Arbeit und das Arbeitsumfeld. Auslöser für Stress und Überforderung demgegenüber sind ständige Störungen und Unterbrechungen, fehlende Auszeiten und sinnlose Arbeitsinhalte.

Inwieweit kann LEAN MANAGEMENT hier etwas bewirken? In langjähriger Umsetzungspraxis hat sich gezeigt, dass mit LEAN nicht nur Wirtschaftlichkeit und Effizienz, sondern gleichzeitig auch  Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden. Auslöser sind die folgenden Grundprinzipien des Lean Management:

  • Werte schaffen ohne Verschwendung –Mitarbeiter werden von sinnlosen Tätigkeiten entlastet. Es wird nur das produziert, was gebraucht wird und sinnvoll ist. Sinnvoll empfundene Arbeit und Erfolgserlebnisse sind das Resultat.
  • Mitarbeiter werden ihren Tätigkeiten entsprechend eingesetzt und weder unter- noch überfordert. Das Lean Tool, das hier zum Einsatz kommt, ist die Tätigkeits-strukturanalyse (TSA).
  • Durch stabile Prozesse und standardisierte Arbeitsumgebungen werden Rückfragen und Störungen drastisch reduziert  und die Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren. Eventuell entsteht dadurch sogar die Chance, im Flow zu arbeiten, ein wichtiges Glücksmoment.
  • Mit Lean Management gestalten und optimieren die Mitarbeiter ihre eigenen Prozesse und erhalten dadurch Einfluss und Gestaltungsmöglichkeiten auf ihr Arbeitsumfeld.
  • Die Führungskräfte unterstützen, coachen ihre Mitarbeiter, und  leiten sie zum selbständigen Handeln an.
  • Alle Verbesserungen finden im Team statt, die Kollegen erhalten Einblicke in die Arbeit ihrer Kollegen. Es entsteht so ein angenehmes und kooperatives Arbeitsklima.

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Wie man sieht, kann Lean Management tatsächlich ein Schlüssel zur Mitarbeiterzufriedenheit und Prävention von Stress und Burnout sein. Tatsächlich profitiert  nicht nur das Unternehmen, sondern genauso die Mitarbeiter.  Dennoch fällt es vielen Unternehmen schwer, Lean Management langfristig und nachhaltig umzusetzen.  Das liegt daran, dass Lean Management immer mit Aufwand verbunden ist und einiges an Überzeugungskraft erfordert. Die Potentiale des Lean Management werden auch nur ganz ausgeschöpft, wenn es zu einem Kulturwandel kommt und Lean ganzheitlich im Unternehmen verankert wird. Das Problem heutzutage in vielen Unternehmen ist die fehlende Kontinuität als Voraussetzung für diesen Kulturwandel. Häufige Wechsel an der Führungsspitze, Reorganisationen und Fusionen und vieles mehr erschweren einen langfristigen Kulturwandel. Unbestritten ist aber auch, dass angesichts des immer stärkeren Wettbewerbs  einerseits und der bevorstehenden Personalknappheit auf der anderen Seite das Lean Management ein optimaler Weg ist, um diesen Herausforderungen zu begegnen.

 

 

Die Arten der Verschwendung (8): Falscher Einsatz der Mitarbeiter

Kleine Büro

Ursprünglich gibt es im Lean Thinking sieben Arten der Verschwendung. Den falschen Einsatz von Mitarbeitern als zusätzliche Verschwendungsart zu deklarieren macht auf jeden Fall Sinn, denn hier gehen auch wertvolle Ressourcen verloren. Diese Verschwendungsart tritt auf, wenn hochqualifizierte Mitarbeiter, Spezialisten oder Führungskräfte einen Teil ihrer Arbeitszeit mit einfachen Verwaltungsaufgaben, Reisekostenabrechnung oder ähnlichem verbringen. Im Zuge von Streichungen von Teamassistenzstellen ist das oft zu beobachten. Verschwendung tritt hier auf, weil das Unternehmen ein zu  hohes Gehalt zahlt für einfache Aufgaben aber auch, weil diese Situation in der Regel zu Demotivation der qualifizierten Mitarbeiter führt. Gerade im Zuge des Fachkräftemangels sind die Folgen absehbar: längerfristig muss sogar mit der Abwanderung qualifizierter Mitarbeiter gerechnet werden.

 

 

Die Arten der Verschwendung (3): Bewegung

Bewegung

Natürlich  ist Bewegung an sich keine Verschwendung, wenn  aber Arbeitsprozesse  unterbrochen oder verzögert werden, zählt das auch zu den Verschwendungsarten. Wie oft erlebt man in Büros, dass lange Wege gemacht werden müssen bis zu den Kollegen, die sogar noch an dem gleichen Projekt arbeiten.  Es gibt inzwischen auch schon Unternehmen, in denen Besprechungen grundsätzlich erst 10 Minuten nach der vollen Stunde terminiert werden, weil ansonsten die Kollegen mit  aufeinander folgenden Meetings keine Chance haben, pünktlich zu sein. Ursache für diese Verschwendungsart ist, dass bei der Bauplanung nicht die künftigen Prozesse mitberücksichtigt werden. Ein besonders eklatantes Beispiel findet sich im Klinikum in Aachen: Dort war  der Hubschrauberlandeplatz mehrere hundert Meter von der Patientenaufnahme entfernt, ein Weg, der nur zu Fuß zurückgelegt werden kann und ca. 8 Minuten dauerte. Im Notfall ist das ein Zeitraum, der lebensentscheidend sein kann.  Inzwischen hat man in Aachen nachgebessert und n eine Hubschrauberrampe errichtet um diese Wegezeit zu verkürzen. Die Kosten lagen im 2-stelligen Millionenbereich.

 

Die Arten der Verschwendung (2): Arbeitsvorräte

Arbeitsrückstand

Was in der Produktion (zu hohe) Lagerbestände sind, sind in den administrativen Bereichen die Arbeitsvorräte. Aufträge, Rechnungen, Bestellungen… alles was liegenbleibt und sich stapelt wird als Verschwendung betrachtet. Bei Rechnungen ist das auf den ersten Blick einleuchtend: je später ich diese versende, desto länger muss ich auf mein Geld warten und habe direkte monitäre Nachteile.  Bei Aufträgen oder sonstigen Arbeitspaketen ist es meistens so, dass der Bearbeitungsaufwand steigt, wenn wir lange warten: die Einarbeitungszeit ist höher, zusätzliche Unterlagen sind oft schwieriger zu beschaffen, Anforderungen haben sich eventuell auch geändert. Man denke an die Steuererklärung: je länger man wartet mit dem Sortieren der Unterlagen, desto höher wird in der Regel der Aufwand. Und schließlich können auch Gewinne entgehen oder erst später fließen, wenn die Auftragsbearbeitung liegen bleibt.

Die Arten der Verschwendung (1): Überproduktion oder Blindleistung

Überproduktion(3)

Logischerweise betrachten wir es als Verschwendung, Dinge zu produzieren, die nicht benötigt werden – ein bekanntes Beispiel hierfür ist der EU – Butterberg. Wie sieht es aber in den indirekten Bereichen aus? Die Überproduktion fällt nicht ins Auge und verstopft keine Lagerkapazitäten – aber das Prinzip ist identisch: (Dienst) – Leistungen werden erbracht, für die es keine Abnehmer gibt. Klassischer Fall ist in vielen Unternehmen das Reporting oder Teile davon: Vielleicht gab es mal einen Manager, der spezielle Auswertungen haben wollte. Inzwischen ist der Manager längst nicht mehr im Unternehmen – die Auswertungen werden aber immer noch gemacht. Einen anderen Fall erlebte ich kürzlich  in einer Wäscherei: Dort wurden sämtliche Liefertouren der Fahrer ausgedruckt und archiviert. Erst im Rahmen einer Wertstromaufnahme entdeckte man, dass diese Papierausdrucke von niemandem verwendet wurden, weil alles elektronisch vorhanden war. (In diesem Fall stand übrigens der Geschäftsführer noch während des Meetings auf uns sorgte für die Entsorgung der archivierten Ausdrucke).

Eine andere Art der Blindleistung ist die Übererfüllung. Das kann beispielsweise eine Angebotsanfrage sein. Der Kunde möchte vielleicht nur einen ungefähren Preis und Liefertermin eines  Produktes, er enthält aber ausführliche technische Zeichnungen und Berechnungen, oft gesehen im Engineering im Maschinen – und Anlagenbau.

Dieser Verschwendungsart kommt man am einfachsten mit der Frage nach dem Abnehmer einer Leistung auf die Spur.  Für wen führt man die Tätigkeit aus und was wird wirklich erwartet? Im Zweifelfall sollte man das direkt mit dem Abnehmer der Leistung oder auch dem ‘Prozesskunden’ klären. Oft kann bereits durch diese Analyse das Aufgabengebiet erheblich entrümpelt werden und es entstehen Freiräume für weitere Lean Aktvititäten.