Archiv der Kategorie: Häufige Fragen

Die Arten der Verschwendung (2): Arbeitsvorräte

Arbeitsrückstand

Was in der Produktion (zu hohe) Lagerbestände sind, sind in den administrativen Bereichen die Arbeitsvorräte. Aufträge, Rechnungen, Bestellungen… alles was liegenbleibt und sich stapelt wird als Verschwendung betrachtet. Bei Rechnungen ist das auf den ersten Blick einleuchtend: je später ich diese versende, desto länger muss ich auf mein Geld warten und habe direkte monitäre Nachteile.  Bei Aufträgen oder sonstigen Arbeitspaketen ist es meistens so, dass der Bearbeitungsaufwand steigt, wenn wir lange warten: die Einarbeitungszeit ist höher, zusätzliche Unterlagen sind oft schwieriger zu beschaffen, Anforderungen haben sich eventuell auch geändert. Man denke an die Steuererklärung: je länger man wartet mit dem Sortieren der Unterlagen, desto höher wird in der Regel der Aufwand. Und schließlich können auch Gewinne entgehen oder erst später fließen, wenn die Auftragsbearbeitung liegen bleibt.

Die Arten der Verschwendung (1): Überproduktion oder Blindleistung

Überproduktion(3)

Logischerweise betrachten wir es als Verschwendung, Dinge zu produzieren, die nicht benötigt werden – ein bekanntes Beispiel hierfür ist der EU – Butterberg. Wie sieht es aber in den indirekten Bereichen aus? Die Überproduktion fällt nicht ins Auge und verstopft keine Lagerkapazitäten – aber das Prinzip ist identisch: (Dienst) – Leistungen werden erbracht, für die es keine Abnehmer gibt. Klassischer Fall ist in vielen Unternehmen das Reporting oder Teile davon: Vielleicht gab es mal einen Manager, der spezielle Auswertungen haben wollte. Inzwischen ist der Manager längst nicht mehr im Unternehmen – die Auswertungen werden aber immer noch gemacht. Einen anderen Fall erlebte ich kürzlich  in einer Wäscherei: Dort wurden sämtliche Liefertouren der Fahrer ausgedruckt und archiviert. Erst im Rahmen einer Wertstromaufnahme entdeckte man, dass diese Papierausdrucke von niemandem verwendet wurden, weil alles elektronisch vorhanden war. (In diesem Fall stand übrigens der Geschäftsführer noch während des Meetings auf uns sorgte für die Entsorgung der archivierten Ausdrucke).

Eine andere Art der Blindleistung ist die Übererfüllung. Das kann beispielsweise eine Angebotsanfrage sein. Der Kunde möchte vielleicht nur einen ungefähren Preis und Liefertermin eines  Produktes, er enthält aber ausführliche technische Zeichnungen und Berechnungen, oft gesehen im Engineering im Maschinen – und Anlagenbau.

Dieser Verschwendungsart kommt man am einfachsten mit der Frage nach dem Abnehmer einer Leistung auf die Spur.  Für wen führt man die Tätigkeit aus und was wird wirklich erwartet? Im Zweifelfall sollte man das direkt mit dem Abnehmer der Leistung oder auch dem ‘Prozesskunden’ klären. Oft kann bereits durch diese Analyse das Aufgabengebiet erheblich entrümpelt werden und es entstehen Freiräume für weitere Lean Aktvititäten.

 

 

Wozu braucht man die Arten der Verschwendung?

Die Frage wird immer wieder gestellt: wozu ist die Klassifizierung nach Verschwendungsarten notwendig? Man kann doch auch durch so entdecken wo es Verschwendung gibt. Das ist natürlich prinzipiell richtig. Aber die Kategorisierung hilft uns – wie so vieles bei dem Lean Management – systematisch und strukturiert vorzugehen ohne wichtiges zu vergessen. Oft hat man sich im beruflichen Alltag an viele Dinge gewöhnt und registriert gar nicht mehr, wie vieles davon eigentlich überflüssig ist und abgeschafft werden sollte. Wenn man in dieser Situation systematisch mit dem Katalog der Verschwendungsarten durch das Büro geht und die Arbeitsabläufe checkt, wird man vielen entdecken, was vielleicht sonst unentdeckt geblieben wäre. Machen Sie das mal: Nutzen Sie das Formular (siehe Downloadbereich ), notieren Sie was auffällt, am besten natürlich gemeinsam mit den Mitarbeitern. Und Sie werden sehen – der erste Schritt zur Verbesserung ist damit gemacht.

Nach und nach werden hier die Verschwendungsarten in einer kleinen Serie vorgestellt. Wir starten mit der Verschwendungsart ‘Überproduktion’

 

Lean Administration – der unterschätzte Managementansatz

In regelmäßigen Abständen tauchen Studien darüber auf, wie viel Verschwendung in deutschen Büros zu finden ist. Neben der  Fraunhofer Lean Office Studie kommt gerade wieder eine Umfrage  unter 110 mittelständischen Unternehmen zu dem Ergebnis, dass  Mitarbeiter mehr als 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit nicht-wertschöpfenden Aufgaben verbringen  http://www.techtag.de/business/studie-fuehrungskraefte-verschwenden-wertvolle-ressourcen/

Wenn man diese Zahlen  hört fragt man sich unwillkürlich, was Unternehmen davon abhält, Lean Management einzuführen. Unternehmen, die Lean Management auch in den indirekten Bereichen anwenden, sind nachweislich sehr erfolgreich. Hier ein paar Erfolgsbeispiele aus der Praxis: Lean Administration – der unterschätzte Managementansatz weiterlesen