Archiv der Kategorie: Fallbeispiele

Zufrieden Mitarbeiter durch Lean (6): Produktive Besprechungskultur

In mehreren Studien wurde nachgewiesen, das Mitarbeiter in deutschen Unternehmen durchschnittlich 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Von den in diesen Besprechungen geplanten To – Do’s werden aber nur gut die Hälfte tatsächlich umgesetzt. Eigene Schätzungen aus mehreren großen Unternehmen liegen sogar deutlich höher.  Auch betrachten Mitarbeiter im Schnitt fast die Hälfte der Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, als Verschwendung. Ursache dafür sind in der Regel die fehlende Planung, Vorbereitung und Moderation der Besprechungen. Falsche oder zu große Teilnehmerzahl sowie Unpünktlichkeit sind weitere Ursachen für die mangelnde Effizienz von Besprechungen. Die Teilnahme an solchen Meetings – gerade bei hoher Arbeitsbelastung der Mitarbeiter –  führt oft zu Frustration und trägt in der Regel nicht zur Arbeitszufriedenheit bei. Die Verbesserung der Besprechungskultur im Unternehmen bedeutet demnach nicht nur eine Effizienzsteigerung für das Unternehmen, sondern trägt gleichzeitig auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Die Einführung von Lean Administration beinhaltet in der Regel auch die Optimierung der Besprechungskultur. Dazu erfolgt im ersten Schritt die Erhebung/Analyse, d.h. welche Besprechungen, in welcher Form mit welchen Verschwendungspotential stattfinden. Das kann mit einer  einfachen  Verschwendungsanalyse erhoben werden, oder detaillierter mit genauen Zeitangaben im Rahmen einer Tätigkeitsstrukturanalyse. So wurde beispielsweise bei einem internationalen Anlagenbauer festgestellt, dass sämtliche Projektmanager über 10% ihrer Arbeitszeit in nicht projektrelevanten, also allgemeinen Besprechungen verbringen. Die Potentiale und Kosten in einem Großkonzern mit hunderten von Projektmanagern kann man sich leicht ausrechnen.

Im Rahmen der Lean Implementierung werden auf Basis der eigentlichen Problemursachen Besprechungsstandards und Regeln erarbeitet, mit denen die Verschwendung durch ineffiziente Besprechungen deutlich verringert werden kann. Wichtig hierbei ist, dass alle Beteiligten sich gemeinsam auf die neue ‚Besprechungskultur‘ einigen. Dazu gehören auch klare Regeln, Festlegung von Protokollen und die Nachbereitung. Und der wichtigste Schritt ist – wie bei allen anderen Lean Projekten – die regelmäßige Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung der Meetingkultur.

Übrigens konnte bei dem oben genannten Anlagenbauer die Zeit für allgemeine Besprechungen relativ schnell um über 50% reduziert werden. Und die Projektmanager fühlten sich deutlich erleichtert, weil sie nun Freiraum für wichtigere Tätigkeiten bekommen hatten.

Besprechungskultur

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (2): Glücklich durch Erfolgserlebnisse

Erfolgserlebnsisse machen glücklich und stärken unser Selbstwertgefühl und Wohlbefinden.Dem Kunden genau das liefern, was er braucht oder die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt  zu haben, das lässt uns spüren, das unsere Arbeit gebraucht wird und trägt zur Arbeitszufriedenheit bei.

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Lean Administration angewendet: Der Rekrutierungsprozess (Teil 2)

Wie geht es nun weiter? Wie gesagt sorgt bereits die gemeinsame Aufnahme des tatsächliche gelebten Prozesses bereits für einige ‘AHA – Effekte’: oft wird hier ersteinmal verstanden, was die Kollegen machen und was sie überhaupt für ihre Arbeit brauchen.  Nachdem nun der Wertstrom vorliegt inklusive aller Probleme wie Rückfragen, Störungen usw. kann man schrittweise mit der Optimierung starten.

MitProzessmanagement

Man geht dazu durch die einzelnen Störungen durch und klärt die Problemursachen. Bei komplexeren Fragestellungen Lean Administration angewendet: Der Rekrutierungsprozess (Teil 2) weiterlesen

Umfrage zu Lean Administration

Im vergangenen Jahr hat Saheb Consulting eine Unternehmensbefragung zum Thema ‘Lean Administration’ durchgeführt. Ziel der Umfrage war zu zeigen, welcher Nutzen mit der Implementierung verbunden ist und wo die größten Hindernisse liegen. Teilgenommen haben 60 Unternehmen. Die Ergebnisse überraschen nicht: es wird wieder deutlich, wie viele Potentiale mit Lean Administration gehoben werden können, aber auch, dass dazu ein langfristige Planung notwendig ist. Die Ergebnisse im einzelnen hier:

Umfrageergebnisse Lean Administrationpdf

Lean Administration angewendet: Der Rekrutierungsprozess (Teil 1)

Lean Administration angewendet: Der Rekrutierungsprozess (Teil 1)

Angesichts des drohenden Fachkräftemangel erhöhen viele Unternehmen ihre Bemühungen um interessante Kandidaten zu gewinnen. Was auffällt ist, dass nach der ersten Kontaktaufnahme dem weiteren Ablauf kaum Aufmerksamkeit geschenkt wird. Da werden Kandidaten lange im unklaren gelassen was aus ihrer Bewerbung geworden ist und von Transparenz über den Status – den wir inzwischen schon bei jeder Postsendung haben – ist man weit entfernt.  Und mit dem Risiko, dass der Kandidat zwischenzeitlich beim Wettbewerber zusagt.

Weitergabe der Bewerbungsunterlagen

Ohne Prozessmanagement

Das ist ein klassischer Fall für den Einsatz der Wertstrommethode. Lean Administration angewendet: Der Rekrutierungsprozess (Teil 1) weiterlesen

Wozu braucht man die Arten der Verschwendung?

Die Frage wird immer wieder gestellt: wozu ist die Klassifizierung nach Verschwendungsarten notwendig? Man kann doch auch durch so entdecken wo es Verschwendung gibt. Das ist natürlich prinzipiell richtig. Aber die Kategorisierung hilft uns – wie so vieles bei dem Lean Management – systematisch und strukturiert vorzugehen ohne wichtiges zu vergessen. Oft hat man sich im beruflichen Alltag an viele Dinge gewöhnt und registriert gar nicht mehr, wie vieles davon eigentlich überflüssig ist und abgeschafft werden sollte. Wenn man in dieser Situation systematisch mit dem Katalog der Verschwendungsarten durch das Büro geht und die Arbeitsabläufe checkt, wird man vielen entdecken, was vielleicht sonst unentdeckt geblieben wäre. Machen Sie das mal: Nutzen Sie das Formular (siehe Downloadbereich ), notieren Sie was auffällt, am besten natürlich gemeinsam mit den Mitarbeitern. Und Sie werden sehen – der erste Schritt zur Verbesserung ist damit gemacht.

Nach und nach werden hier die Verschwendungsarten in einer kleinen Serie vorgestellt. Wir starten mit der Verschwendungsart ‘Überproduktion’