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Brauchen wir Lean im Office? Hier der schnelle Selbsttest

Starten Sie den Test: Wiviele der folgenden Aussagen treffen bei Ihnen zu?
– Wir haben hohe Arbeitsvorräte
– Wir müssen oft unsere Arbeit unterbrechen aufgrund fehlender oder nicht ausreichender Informationen
– Es kommt immer wieder vor, dass wir erledigte Arbeiten neu machen müssen, da nicht alles korrekt war
– Wir fangen bei jedem Auftrag oder Angebot wieder bei Null an
– Wir können nicht auf Know How aus vorangegangenen Pro-jekten zurückgreifen
– An ruhiges Arbeiten ist oft nicht zu denken, da wir immer wieder Feuerwehr spielen
– Es gibt immer wieder Reklamationen von unseren Kunden (auch interne Kunden)
– Wir müssen regelmäßig nach Dokumenten oder anderen Unterlagen suchen (auch elektronisch)
– Unsere Ablagestrukturen sind nicht eindeutig
– Unsere Abläufe dauern lange, obwohl die eigentliche Bearbeitungszeit relativ kurz ist
– Viele Unterlagen werden mehrfach abgespeichert oder archiviert
– Wir verbringen viel Zeit mit der Bearbeitung von Emails
– Wir erhalten viele Informationen, die wir nicht benötigen
– Die Zuständigkeiten sind nicht immer klar
– Wir übernehmen

Neue Serie: Lean Administration erfolgreich einführen – nützliche Tools und Werkzeuge

Die Potentiale, die durch Lean in den Büros und der Verwaltung gehoben werden können, sind längst nicht ausgeschöpft. Immer noch betrachten Beschäftigte dort fast ein Drittel ihrer Arbeitszeit als Verschwendung, das sind fast 4 Monate im Jahr, die man mit sinnvoller gestalten könnte… Mit der Digitalisierung der Verwaltung unter Industrie 4.0 können sicherlich einige der Potentiale gehoben werden, aber nur, wenn in einem ersten Schritt die bestehenden Prozesse analysiert und verschwendungsfrei gestaltet werden. Und gerade in dem Entwurf und der Umsetzung optimaler Prozesse mit der Ausrichtung auf den Bedarf des Kunden liegt die Stärke des Lean Management Ansatzes. Deshalb startet hier eine Serie, in der die wichtigsten Tools und Werkzeuge zur Einführung von Lean Administration beschrieben  und eventuelle Vorlagen zum Download bereitgestellt werden.  Die Serie startet mit dem Test: Brauchen wir Lean Administration? Es folgt als nächstes ein Beitrag zur Ermittlung des Kundenbedarfes mit Hilfe des Kano  Modelles bevor es

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (1): Das Streben nach Sinn

Das Streben nach Sinnhaftigkeit ist ein Urbedürfnis des Menschen. Das betrifft natürlich auch unser täglichen Arbeitsaufgaben. Wenn wir darin keinen Sinn erkennen, entsteht Frust und Unzufriedenheit. Jemanden dann durch externe Anreize zu motivieren ist sehr schwierig – wie man aus der Motivationsforschung inzwischen weiß. Was hat das nun mit Lean Management zu tun?

Die Arten der Verschwendung (8): Falscher Einsatz der Mitarbeiter

Ursprünglich gibt es im Lean Thinking sieben Arten der Verschwendung. Den falschen Einsatz von Mitarbeitern als zusätzliche Verschwendungsart zu deklarieren macht auf jeden Fall Sinn, denn hier gehen auch wertvolle Ressourcen verloren. Diese Verschwendungsart tritt auf, wenn hochqualifizierte Mitarbeiter, Spezialisten oder Führungskräfte einen Teil ihrer Arbeitszeit mit einfachen Verwaltungsaufgaben, Reisekostenabrechnung oder ähnlichem verbringen. Im Zuge von Streichungen von Teamassistenzstellen ist das oft zu beobachten. Verschwendung tritt hier auf, weil das Unternehmen ein zu  hohes Gehalt zahlt für einfache Aufgaben aber auch, weil diese Situation in der Regel zu Demotivation der qualifizierten Mitarbeiter führt. Gerade im Zuge des Fachkräftemangels sind die Folgen absehbar: längerfristig muss sogar mit der Abwanderung qualifizierter Mitarbeiter gerechnet werden.
 
 

Die Arten der Verschwendung (7): Über-oder Untererfüllung von Arbeitsprozessen

Mit dieser Verschwendungsart ist gemeint, dass die Prozesse, Abläufe und Arbeitsaufgaben nicht durch die richtigen Instrumente, Hilfsmittel, Werkzeuge etc. unterstützt werden. Klassisches Beispiel für diese Verschwendungsart sind ungeeignete IT – Systeme. Das kann der Bruch zwischen manueller und elektronischer Eingabe sein oder die Bearbeitung von Arbeitsvorgängen auf dem Papierweg, weil kein Workflow System vorhanden ist. Aber auch die Überdimension der IT oder der Arbeitswerkzeuge  gehört zu dieser Kategorie der Verschwendung. Man kennt das doch: da wird in einem Unternehmen SAP genutzt, trotzdem hat jeder Mitarbeiter seine Excel Tabellen parat, weil er dem SAP System nicht traut. Oder man nutzt für  einfache Prozessabbildungen ein hoch komplexes Modellierungstool wie beispielsweise Aris. Ursache für diese Art der Verschwendung ist in der Regel, dass die Anforderungen der Anwender, der ‘Kunden’ dieser Systeme, nicht ausreichend genug analysiert und berücksichtigt werden.

Zum Buch

Das Buch ‘Lean Administration Schritt für Schritt’ richtet sich an Fach- und Führungskräfte, die Lean in den indirekten Unternehmensbereichen oder im Service anwenden wollen. Es ist als Praxishandbuch gedacht und beschreibt Schritt für Schritt den Einführungsprozess.  Dabei wird besonderer Wert auf die Organisation der Veränderung gelegt, die mit der Lean Implementierung einher geht. Normalerweise scheitern Lean Projekte nicht, weil die Technik oder Methodik nicht passt, sondern weil Bestandteile des Veränderungsprozesses nicht oder nicht ausreichend berücksichtigt werden. Der Aufbau des Buches folgt einer systematischen Vorgehensweise, die sich in der Praxis vielfach bewährt hat. Checklisten und Formulare ergänzen die Darstellung und können nach und nach auch hier heruntergeladen werden.  Der ausführliche Bericht eines Lean Anwenders zeigt, was in der Praxis auch wirklich funktioniert.
 

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