Kathrin Saheb

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Brauchen wir Lean im Office? Hier der schnelle Selbsttest

Starten Sie den Test: Wiviele der folgenden Aussagen treffen bei Ihnen zu?

– Wir haben hohe Arbeitsvorräte
– Wir müssen oft unsere Arbeit unterbrechen aufgrund fehlender oder nicht ausreichender Informationen
– Es kommt immer wieder vor, dass wir erledigte Arbeiten neu machen müssen, da nicht alles korrekt war
– Wir fangen bei jedem Auftrag oder Angebot wieder bei Null an
– Wir können nicht auf Know How aus vorangegangenen Pro-jekten zurückgreifen
– An ruhiges Arbeiten ist oft nicht zu denken, da wir immer wieder Feuerwehr spielen
– Es gibt immer wieder Reklamationen von unseren Kunden (auch interne Kunden)
– Wir müssen regelmäßig nach Dokumenten oder anderen Unterlagen suchen (auch elektronisch)
– Unsere Ablagestrukturen sind nicht eindeutig
– Unsere Abläufe dauern lange, obwohl die eigentliche Bearbeitungszeit relativ kurz ist
– Viele Unterlagen werden mehrfach abgespeichert oder archiviert
– Wir verbringen viel Zeit mit der Bearbeitung von Emails
– Wir erhalten viele Informationen, die wir nicht benötigen
– Die Zuständigkeiten sind nicht immer klar
– Wir übernehmen

Mit exzellentem Rekrutierungsprozess zu Top-Mitarbeitern: keine Absagen mehr von Wunsch Kandidaten wegen umständlicher Bewerbunsprozesse

Fachkräfte sind immer weniger bereit, bei der Jobsuche lang auf die Entscheidung des Unternehmens zu warten. Ein gut funktionierender Rekrutierungsprozess wird deshalb zum Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Mitarbeiter. Erstaunlich hierbei ist die oft zu beobachtende Diskrepanz zwischen dem Marketingaufwand bei der Suche nach den besten Kandidaten und dem sich daran anschließenden Bewerbungsprozess. So nach dem Motto: kaum hat der Bewerber sein Interesse bekundet, muss er nicht weiter umworben werden. Die Bewerbung verschwindet in einem dunklen Bewerbungsnirwana und irgendwann  kommt eine Einladung oder die Absage, falls man überhaupt eine Antwort erhält.
Gerade angesichts des sich abzeichnenden Fachkräftemangels sollte der Rekrutierungsprozess zur Chefsache im HR werden. Schnelligkeit und Transparenz sind die wichtigsten Anforderungen der Bewerber. Nehmen wir mal den Paketversand als Beispiel: warum sollte man nicht online den Status seiner Bewerbung abfragen können? Voraussetzung hierfür ist jedoch ein transparenter Prozesse mit eindeutiger Aufgaben- und Rollenverteilung.
Die Herausforderung im Bewerbungsprozess besteht darin, die

Warum wir Lean Management dringender brauchen denn je: Experten warnen vor Überhitzung der deutschen Wirtschaft.

Der Sachverständigenrat der Bundesregierung warnt vor einer Überauslastung der deutschen Wirtschaft. Neben den damit verbunden positiven Auswirkungen wie Rückgang der Arbeitslosigkeit kann dieses Wachstum aber auch problematisch werden. Wenn Aufträge aufgrund von Engpassen nicht ausgeführt werden können, ist mit Preissteigerung zu rechnen und langfristig sogar mit einer Inflation.
Auf den ersten Blick scheinen die Möglichkeiten der Unternehmen begrenzt. Fehlende Ressourcen kann niemand ‚herbeizaubern‘. Die Erfahrung aus langjähriger und branchenübergreifender Beratungspraxis zeigt aber, dass es noch jede Menge ungehobene Potentiale zur Verbesserung der Abläufe und der Produktivität gibt.

Da werden ganze Abteilungen mit Aufgaben bedacht, die nach Abschluss keine Verwendung mehr finden.
Prozesse sind derart unabgestimmt, dass nach einer einzigen Prozess-aufnahme mit den betroffenen Mitarbeitern die Durchlaufzeit um 50% und die Produktivität sogar um 35% gesteigert werden konnten.
In Serviceabteilungen sind die Aufgaben und Ansprechpartner nicht klar zugeordnet, was zu regelmäßigem Chaos führt.
Eine TSA (Tätigkeitsstrukturanalyse) in einem Servicecenter ergab, dass die Mitarbeiter im Schnitt 43

Serie: Lean Administration erfolgreich einführen (1): Den Kunden besser verstehen mit dem Kano Modell

Das zentrale Ziel des Lean Management ist es, die Wertschöpfung für den Kunden zu erhöhen. In den indirekten Unternehmensbereichen haben wir in der Regel interne Kunden, eine Abteilung oder Person innerhalb des Unternehmens, oft auch ‚Prozesskunde‘ genannt. Bei allen Aktivitäten geht es zunächst darum festzustellen, was dieser Kunde, der Abnehmer einer Leistung, tatsächlich braucht. Konsequent angewandt kann man sich damit oft eine ganze Menge Arbeit sparen, sozusagen ‚Lean für Faulenzer‘.
Klassisches Beispiel sind die Kennzahlen oder Reports, die irgendwann mal angefordert wurden und die fleißig weiter erstellt werden, obwohl es den Auftraggeber inzwischen nicht mehr gibt. Um das zu vermeiden, ist eine genaue Auftragsklärung vor dem Start auf jeden Fall zu empfehlen um den eigentlichen Bedarf des Abnehmers zu klären. Da kann es um Daten und Informationen gehen, aber auch Formate, in denen etwas geliefert wird, kürzlich hatten wir ein Beispiel, in dem es um Listeneinträge ging, die mit viel Aufwand

Neue Serie: Lean Administration erfolgreich einführen – nützliche Tools und Werkzeuge

Die Potentiale, die durch Lean in den Büros und der Verwaltung gehoben werden können, sind längst nicht ausgeschöpft. Immer noch betrachten Beschäftigte dort fast ein Drittel ihrer Arbeitszeit als Verschwendung, das sind fast 4 Monate im Jahr, die man mit sinnvoller gestalten könnte… Mit der Digitalisierung der Verwaltung unter Industrie 4.0 können sicherlich einige der Potentiale gehoben werden, aber nur, wenn in einem ersten Schritt die bestehenden Prozesse analysiert und verschwendungsfrei gestaltet werden. Und gerade in dem Entwurf und der Umsetzung optimaler Prozesse mit der Ausrichtung auf den Bedarf des Kunden liegt die Stärke des Lean Management Ansatzes. Deshalb startet hier eine Serie, in der die wichtigsten Tools und Werkzeuge zur Einführung von Lean Administration beschrieben  und eventuelle Vorlagen zum Download bereitgestellt werden.  Die Serie startet mit dem Test: Brauchen wir Lean Administration? Es folgt als nächstes ein Beitrag zur Ermittlung des Kundenbedarfes mit Hilfe des Kano  Modelles bevor es

Warum mir Lean Management immer noch so gut gefällt

Seit über 10 Jahren bin ich nun schon als Lean Beraterin unterwegs und nach wie vor fesselt und begeistert mich das Thema immer noch. Sehr erstaunlich, wenn ich bedenke wie viele andere Themen und Inhalte sich in einem so langen Zeitraum von selbst erledigen oder uninteressant werden. Es gibt aber einen ganz besonderen Grund für meine Begeisterung: Lean fördert nämlich die Kreativität. Wie denn das? Eigentlich bedeutet Lean doch eher immer schneller und effektiver zu werden…. Aber Lean konsequent angewandt bedeutet doch, dass ich mir vor jeder Aktivität ersteinmal die Frage stelle: wer braucht das? Und ehrliche Antworten können da wirklich zu Überraschungen führen, und das nicht nur im Beruf. Man könnte auch sagen, Lean ist etwas für Faulenzer, bereits der erste Schritt kann und ganz massiv entlasten 🙂 Und schließlich entstehen die kreativsten GEdanken oft im Moment des Nichtstuns – ein Moment, den wir uns mit Lean vielleicht öfter

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean: Lean als Beitrag zur Prävention von Stress und Burnout

Immer schneller, immer weiter, immer mehr: die Anforderungen in der Arbeitswelt steigen unaufhörlich. Stress und Belastung nehmen zu sowie die Anzahl psychischer Erkrankungen. Geschätzt über 3 Mrd. Euro Kosten entstehen jährlich nur durch den damit verbundenen Arbeitsausfall.  Dabei entsteht Burnout nicht allein durch  ein hohes Arbeitspensums – man denke beispielsweise an Künstler, Wissenschaftler oder andere Kreative, die zum Teil sehr vielarbeiten, ohne das als Stress zu empfinden.
Die Faktoren, die zur Arbeitszufriedenheit und damit zur Prävention psychischer Erkrankungen beitragen, sind relativ bekannt. Man möchte seine eigenen Fähigkeiten einsetzen und weiterentwickeln, ebenso wichtig sind Lob, Anerkennung und Erfolgserlebnisse. Wie wichtig die Anerkennung ist, hat die Bertelsmann Stiftung gezeigt: beispielsweise sinkt das Burnout-Risiko erheblich, sobald Führungskräfte ihre Mitarbeiter bei der Arbeit sozial unterstützen. Wichtig für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz ist auch ein gutes Betriebsklima sowie die Möglichkeit, Einfluss zu nehmen auf die eigene Arbeit und das Arbeitsumfeld. Auslöser für Stress und Überforderung demgegenüber

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (7): Glücklich durch Entrümpeln

Teil 7: Glücklich durch Entrümpeln
Macht es Ihnen Spaß, Ihre Arbeit zu unterbrechen, um etwas zu suchen?  Wenn Sie dann Schränke und Schubladen durchforsten und sie alles entdecken, nur nicht das, was sie wirklich brauchen?  Aber auch die elektronische Suche nach Dokumenten und Dateien kann Zeit und Nerven rauben und hindert uns, konzentriert und im Flow zu arbeiten (siehe Teil 4 der Serie).  Der Umgang mit Dingen, die wir nicht benötigen, raubt uns aber nicht nur Zeit und Energie, sondern kann uns auch psychisch belasten.
Bestandteil jeder Lean Implementierung ist die Herstellung von Sauberkeit und Ordnung mit dem Ziel, dass jedem Mitarbeiter das, was er für seine Arbeit benötigt, sofort und ohne zu suchen zur Verfügung steht. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit – aber jeder weiß, dass gerade im Bürobereich sehr viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Daten und Informationen verbracht wird. Sehr hilfreich ist hier die 5S Methode, die ursprünglich aus

Zufrieden Mitarbeiter durch Lean (6): Produktive Besprechungskultur

In mehreren Studien wurde nachgewiesen, das Mitarbeiter in deutschen Unternehmen durchschnittlich 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Von den in diesen Besprechungen geplanten To – Do’s werden aber nur gut die Hälfte tatsächlich umgesetzt. Eigene Schätzungen aus mehreren großen Unternehmen liegen sogar deutlich höher.  Auch betrachten Mitarbeiter im Schnitt fast die Hälfte der Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, als Verschwendung. Ursache dafür sind in der Regel die fehlende Planung, Vorbereitung und Moderation der Besprechungen. Falsche oder zu große Teilnehmerzahl sowie Unpünktlichkeit sind weitere Ursachen für die mangelnde Effizienz von Besprechungen. Die Teilnahme an solchen Meetings – gerade bei hoher Arbeitsbelastung der Mitarbeiter –  führt oft zu Frustration und trägt in der Regel nicht zur Arbeitszufriedenheit bei. Die Verbesserung der Besprechungskultur im Unternehmen bedeutet demnach nicht nur eine Effizienzsteigerung für das Unternehmen, sondern trägt gleichzeitig auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Die Einführung von Lean Administration beinhaltet in der Regel auch die Optimierung

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (5): Positives Arbeitsklima

Ein positives Arbeitsklima ist eine wesentliche Voraussetzung für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Man geht gerne ins Büro, wenn man sich gut mit den Kollegen versteht. Auch sind Leistungen gut funktionierende Teams deutlich besser, als im Fall von Konflikten innerhalb des Teams. Leider erschweren heutige Rahmenbedingungen  wie  permanenter Wechsel und Veränderungen  oft den Aufbau gut funktionierender Beziehungen unter den Kollegen.  Beziehungen unter den Kollegen können aber nur entstehen, wenn man einander kennen lernt, gegenseitiges Verständnis schafft und gemeinschaftlich Dinge erarbeitet werden.

Dazu ist der Lean Ansatz geradezu ideal: Man startet immer mit einer schnittstellenübergreifenden Analyse von Prozessen und Arbeitsabläufe, beispielsweise in Form der Wertstromaufnahme. Oft erhalten die Mitarbeiter hier zum ersten mal Einblick in das, was ihre Kollegen eigentlich machen. Ein Verständigungsprozess über die gemeinsame Arbeit wird in Gang gesetzt – oft entstehen nur dadurch bereits erste Verbesserungen in der Zusammenarbeit. Die Teamarbeit durchzieht die ganze Lean Implementierung: nach der Aufnahme der

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